Erstattung der Reisekosten bei Dienstreisen aus Anlass der Teilnahme an Schulfahrten

Grundlagen für die Erstattung

Die Erstattung der Reisekosten für Schulfahrten im Inland richtet sich nach den Bestimmungen des Landesreisekostengesetzes (LRKG). Für Schulfahrten in das Ausland richtet sich die Erstattung nach der Verordnung über die Erstattung von Aufwendungen im Zusammenhang mit dienstlich veranlasstem Auslandsaufenthalt (Auslandskostenerstattungsverordnung – AKEVO).

Die Erstattung erfolgt auf Antrag, der innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten nach Beendigung der Dienstreise bei der zuständigen Festsetzungsstelle siehe III. 2) gestellt werden kann. Nach Ablauf der Ausschlussfrist eingehende Anträge können nicht mehr berücksichtigt werden. Eine Beispielrechnung zur Erstattung von Reisekosten für eine mehrtätige Schulfahrt im Inland finden Sie hier.

Bestandteile der Reisekostenerstattung

Der Erstattungsanspruch setzt sich regelmäßig zusammen aus

  • Fahrtkosten
  • Nebenkosten
  • Tagegeld
  • Übernachtungsgeld

Fahrtkosten

Erstattet werden die entstandenen und nachgewiesenen notwendigen Fahrtkosten für z. B. Bus, Bahn, Flugzeug. Belege über die Fahrtkosten sind dem Reisekostenantrag beizufügen.

Werden Freiplätze - ggf. anteilig - in Anspruch genommen, ist dies im Reisekostenantrag anzugeben.

Nebenkosten

Erstattet werden die entstandenen und nachgewiesenen Kosten für z.B.     Eintrittsgelder Stadtführungen, Stadtrundfahrten, Gebühren. Belege über die entstandenen Nebenkosten sind dem Reisekostenantrag beizufügen.

Tagegeld

Allgemeines

Tagegeld wird als Pauschale für entstandene Verpflegungskosten gewährt. Unabhängig von den tatsächlich entstandenen Kosten ist Bemessungsgrundlage allein die Dauer der Dienstreise.

Unentgeltliche Bereitstellung der Verpflegung (auch von Teilmahlzeiten) führt zu einer Kürzung des Tagegeldes.

Werden Frühstück, Mittag- und Abendessen (Vollverpflegung) unentgeltlich bereitgestellt oder sind die Kosten hierfür in den erstattbaren Fahrt- oder Nebenkosten enthalten (Pauschalreisen), wird kein Tagegeld gewährt.

Tagegeld bei eintägigen Schulfahrten im Inland

Das Tagegeld beträgt bei einer Abwesenheit von

  • weniger als 24 Stunden, aber mehr als 11 Stunden 12 €,
  • mehr als 8 Stunden bis 11 Stunden 6 €.

Tagegeld bei mehrtägigen Schulfahrten und für den An- und Abreisetag im Inland

Das Tagegeld beträgt für den An- und Abreisetag ohne Rücksicht auf die Abwesenheitszeit jeweils 12 €, wenn an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb der Wohnung übernachtet wird. Das Tagegeld beträgt für die Aufenthaltstage 24 €.

Tagegeld bei Schulfahrten in das Ausland

Die Höhe des Tagegeldes ergibt sich aus der Anlage zur AKEVO. Eine Tagegeld-Tabelle finden Sie hier.

Für den Tag des Grenzübertritts (Hinreise) richtet sich das Tagegeld nach dem Land bzw. dem Ort, das bzw. den die Dienstreisenden vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreichen. Das jeweilige Auslandstagegeld wird auch für die Rückreise gewährt, wenn der Grenzübertritt zum Inland nach 16.00 Uhr stattfindet (vgl. § 4 AKEVO)

Das Auslandstagegeld beträgt aktuell z.B.

  • für London 47 €
  • für das übrige Großbritannien 35 €
  • für Paris 48 €
  • für das übrige Frankreich 36 €
  • für die Niederlande 50 €
  • für Österreich 24 €.

Kürzung des Tagegeldes

Das Tagegeld wird bei Schulfahrten im Inland

            a) für das Frühstück um 20 von Hundert und

            b) für das Mittag- und Abendessen um jeweils 40 von Hundert

des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag nach Ziffer 3.3.2 bzw. des Auslandstagegeldes gekürzt, wenn den Dienstreisenden ihres Amtes wegen unentgeltliche Verpflegung zur Verfügung gestellt wird oder von dritter Seite bereitgestellt wird und das Entgelt hierfür in den erstattbaren Fahrt- oder Nebenkosten enthalten ist (vgl. Ziffer 3.1). Die beiliegende Tabelle (Anlage 1) hilft bei der Ermittlung der Kürzungsbeträge.

Bei Schulfahrten in das Ausland bezieht sich der Kürzungssatz für das Frühstück auf das jeweils zustehende Auslandstagegeld (§ 3 AKEVO).

Übernachtungsgeld

Notwendige Übernachtungskosten werden erstattet. Ohne Nachweis wird bei einer notwendigen Übernachtung im Inland eine Pauschale von 20 € gewährt. Bei Übernachtungen im Ausland beträgt die Pauschale 30 €.

Übernachtungskosten, die die Kosten des Frühstücks einschließen, sind vorab um 20 v. H. des Tagegeldes für einen vollen Kalendertag zu kürzen.                                 

Wird eine Unterkunft des Amtes wegen unentgeltlich bereitgestellt oder ist das Entgelt für sie in den erstattbaren Fahrt- oder Nebenkosten enthalten, wird daneben kein Übernachtungsgeld gewährt.

Erfolgt die Übernachtung unentgeltlich bei Gastfamilien, wird ebenfalls kein Übernachtungsgeld gewährt.

Weitere Hinweise

Erstattung für Begleitpersonen

Die Teilnahme nicht beim Land Nordrhein-Westfalen beschäftigter Dritter im Auftrag der Schule als Begleitperson an Schulfahrten (z.B. Eltern) ist als ehrenamtliche Tätigkeit anzusehen. Nach § 670 BGB besteht ein Anspruch auf Erstattung der erforderlichen Aufwendungen, die infolge der Ausübung der ehrenamtlichen Tätigkeit entstanden sind. Für die Erstattung werden die Abrechnungsregelungen des LRKG und der AKEVO herangezogen.

Die Erstattung erfordert einen Antrag der Begleitperson.

Antragstellung

Die Festsetzung und Auszahlung der Reisekostenvergütung für Schulfahrten obliegt den Bezirksregierungen bzw. den Schulämtern (für Lehrkräfte an Grundschulen).

Die Festsetzungsstellen regeln jeweils für ihren Bereich das Verfahren der Antragstellung und stellen Antragsformulare zur Verfügung.

Reisekostenanträge von Dienstreisenden, die eine Erstattung wünschen, sollten umgehend nach Beendigung der Schulfahrt zur Erstattung eingereicht werden.