Logo Ministerium für Schule und Bildung

Sonstige Fragen zum Datenschutzrecht an Schulen

Orientierungsbereich (Sprungmarken)

Navigation ein/aus

Sonstige Fragen zum Datenschutzrecht an Schulen

Welche Aufgaben haben die behördlichen Datenschutzbeauftragten gem. DSGVO?

Datenschutzbeauftragte unterstützen die Verantwortlichen oder die Auftragsverarbeiter in allen mit dem Schutz personenbezogener Daten zusammenhängenden Fragen. Die Aufgaben ergeben sich aus Art. 39 DSGVO (https://dsgvo-gesetz.de/art-39-dsgvo/).

Datenschutzbeauftragte für Schulen haben demnach insbesondere folgende Aufgaben:

  • Unterrichtung und Beratung der Schulleitung und der Lehrkräfte hinsichtlich ihrer Pflichten nach der Datenschutzgrundverordnung und der schulspezifischen Regelungen
  • Überwachung der Einhaltung aller Datenschutzvorschriften einschließlich Überprüfungen, Sensibilisierung und Schulung der an den Verarbeitungsvorgängen beteiligten Mitarbeiter
  • Anlaufstelle für Anfragen von Lehrkräften, Schülerinnen, Schülern und Eltern in mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und der Ausübung ihrer Rechte zusammenhängenden Fragen.


Die LDI hat auf ihrer Homepage ausführliche Informationen zur Tätigkeit der Datenschutzbeauftragten im Rahmen einer FAQ eingestellt:     https://www.ldi.nrw.de/mainmenu_Datenschutz/submenu_Datenschutzbeauftragte/Inhalt/Datenschutzbeauftragte_nach_der_DS-GVO_und_der_JI-RL/Inhalt/FAQ_zum_Datenschutzbeauftragten/FAQ_ein_Dokument.pdf.

Erfordernis der Einwilligung zu bestimmten Datenverarbeitungen

In welchen Fällen ist eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erforderlich und was muss diese enthalten?

Immer dann, wenn eine bestimmte Verarbeitung von Schüler- oder Lehrerdaten nicht durch eine konkrete Rechtsgrundlage gestattet ist, ist eine Einwilligung der Betroffenen erforderlich. Für den Schulbereich bestimmen §§ 120 bis 122 SchulG i.V. mit der VO DV I und VO DV II, welche Datenverarbeitungen zulässig sind.       

Bei minderjährigen Schülerinnen und Schülern ist in der Regel die Einwilligung der Eltern erforderlich, es sei denn, sie können aufgrund ihres Alters und Reife in der konkreten Angelegenheit selbst Bedeutung und Tragweite der Einwilligung sowie ihrer rechtlichen Folgen beurteilen und danach entscheiden (vgl. § 120 Abs. 2 Satz 3 SchulG).         

Die Bedingungen für die vorherige Einwilligung in eine Datenverarbeitung ergeben sich aus Art.7 EU-DSGVO und entsprechen im Wesentlichen denen, die bisher bereits nach Datenschutzgesetz NRW für eine Einwilligung galten:    

  • Die Einwilligung muss durch eine eindeutige Handlung der betroffenen Person erfolgen, mit der freiwillig und unmissverständlich erklärt wird, dass die betroffene Person mit der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten für einen bestimmten Zweck oder mehrere konkrete Zwecke einverstanden ist. Dabei muss die einwilligende Person über die Bedeutung der Einwilligung informiert sein. Zudem dürfen ihr keinerlei Nachteile entstehen, wenn sie die Einwilligung verweigert.
  • Die Erklärung kann schriftlich, mündlich oder elektronisch erfolgen. Die Erteilung der Einwilligung unterliegt grundsätzlich keinem Schriftformerfordernis. Etwas anderes gilt, wenn eine speziellere Rechtsvorschrift ein Schriftformerfordernis vorsieht (zum Beispiel § 3 Abs. 2 VO DO I). Stillschweigen, bereits angekreuzte Kästchen oder Untätigkeit bedeuten noch keine Einwilligung.
  • Die betroffene Person muss vor Abgabe der Einwilligung auf die Möglichkeit des Widerrufs mit Wirkung für die Zukunft hingewiesen werden.
  • Dass eine wirksame Einwilligung für die Datenverarbeitung vorliegt, muss der Verantwortliche nachweisen können. Deshalb ist die Schriftform gemäß § 3 Abs. 2 VO DV I verpflichtend (ggf. ausnahmsweise elektronische Form), wenn Daten, die nicht in den Anlagen zur VO DV I aufgeführt sind, verarbeitet werden; auch in sonstigen Fällen ist stets die Schriftform zu empfehlen.

Existiert ein Genehmigungsvordruck zum Erstellen von Fotos in der Schule?

Da Anlässe und Verarbeitungszwecke in der Regel sehr individuell sind, ist es nicht zweckmäßig, einen allgemeingültigen Vordruck für Einwilligungen zu entwickeln.

Wie kann sichergestellt werden, dass Bild- und Tonaufnahmen aus unterrichtlichem Kontext oder dem Schulleben nicht unzulässig in die Öffentlichkeit geraten?

Bild- und Tonaufnahmen des Unterrichts für Zwecke der Lehrerbildung sowie der Qualitätsentwicklung und Qualitätssicherung bedürfen der Genehmigung des Ministeriums (§ 120 Abs. 3 Satz 2 SchulG). Hierzu sind die Betroffenen/Eltern vorab zu informieren; die Aufnahmen können nur erfolgen, wenn dem Vorhaben nicht widersprochen wurde.

Ansonsten sind Bild- und Tonaufnahmen von Schülerinnen und Schülern nur mit deren Einwilligung bzw. der Einwilligung der Eltern zulässig. Die Lehrkraft muss sicherstellen, dass Schülerinnen und Schülern, die einer Verarbeitung nicht zustimmen, nachteilsfrei das erwartete Unterrichtsziel erreichen.

Schülerinnen und Schüler, die ihre eigenen Geräte einsetzen, sind im Rahmen der Medienkompetenzbildung bzgl. der Rechte, Pflichten und Konsequenzen zu sensibilisieren, z. B. Fotos nicht ungefragt in sozialen Netzwerken zu posten.    

Wie ist das private Fotografieren von Schülerinnen und Schülern bei Schulveranstaltungen zu bewerten?

Bei Schulveranstaltungen, wie Einschulung, Abschlussfeiern, Schulfesten, u. ä, möchten Eltern häufig Fotos von ihren Kindern machen oder auch Schülerinnen und Schüler sich untereinander fotografieren.

Zwar sind die Schulleitungen und Lehrkräfte nach datenschutzrechtlichen Maßgaben nicht dafür verantwortlich, dass und welche privaten Fotos von Eltern oder Schülerinnen und Schülern erstellt werden und wie damit umgegangen wird.

Problematisch kann es jedoch werden, wenn solche Fotos in soziale Netzwerke eingestellt werden und auf ihnen auch fremde Kinder identifizierbar zu erkennen sind. Denn die Persönlichkeitsrechte jedes Einzelnen sind regelmäßig verletzt, wenn Bilder ohne Einwilligung der betroffenen Person veröffentlicht werden (vgl. § 22 Satz 1 Kunsturhebergesetz).    

Zweckmäßig wäre es daher, wenn die Schulleitungen anlässlich von Schulveranstaltungen die Eltern vorher für dieses Thema sensibilisieren.

Daneben steht es einer Schulleitung frei, darüber zu entscheiden, ob sie bei einzelnen Schulveranstaltungen auf Grundlage ihres Hausrechts gemäß § 59 SchulG das Fotografieren einschränken oder gar gänzlich versagen möchte, falls sie dies zum Schutz der Persönlichkeitsrechte insbesondere der Schülerinnen und Schüler für erforderlich hielte.

Darf ich Schülernoten in eine Papiertabelle eintragen, wenn ich am privaten Arbeitsplatz bin?

Wie in der Vergangenheit auch, sind bei der Verarbeitung analoger Daten im häuslichen Umfeld die Vorgaben zum Datenschutz und der Datensicherheit zu beachten. Insbesondere muss sichergestellt sein, dass Dokumente mit Schülerdaten nicht unberechtigten Personen zugänglich sind. Wenn dies gewährleistet ist, steht auch der traditionellen Führung von Notenlisten auf Papier nichts im Wege.

Darf die Schule Elterndaten an die Klassen-/Schulpflegschaft übermitteln?

Die Erhebung und sonstige Verarbeitung (z.B. Übermittlung) personenbezogener Daten wie Name, Anschrift und Telefonnummer von Eltern durch die Schule ist insoweit zulässig, als es zur Erfüllung der der Schule durch Rechtsvorschrift übertragenen Aufgaben erforderlich ist (§ 120 Abs. 1 S. 1 SchulG).

Zu den Aufgaben der Schule gehört es auch, zu gewährleisten, dass Eltern durch ihre Vertretungen auf unterschiedlichen Ebenen an der Gestaltung des Schulwesens zum Beispiel in der Klassen- und Schulpflegschaft mitwirken können (§§ 62, 72 Abs. 2 und 4, 73 SchulG).

Für eine datenschutzrechtliche Prüfung der Arbeit der Gremien ist relevant, welche Aufgaben ein Gremium konkret hat und inwieweit dazu die Verarbeitung von Schüler-/Elterndaten tatsächlich notwendig ist.

  1. Danach dürfen den Klassenpflegschaften und den Schulpflegschaften die Kontaktdaten aller Eltern einer Klasse, Stufe oder Schule prinzipiell nicht durch die Schule zur Verfügung gestellt werden.
    Die Kenntnis dieser Daten wäre zur Erfüllung ihrer Funktion zwar dienlich und nützlich, sie sind zur Erfüllung der Aufgaben aber nicht erforderlich. Die Einladungen zu den Sitzungen oder zu ähnlichen Veranstaltungen können durch die Schule weitergeleitet werden, indem die Klassenleitung die Einladungsschreiben über die Kinder an die Eltern ausgibt. Insoweit ist die Schule verpflichtet, die Mitwirkungsgremien wirksam zu unterstützen.
    Im Übrigen ist es z.B. Klassenpflegschaftsvorsitzenden unbenommen, die Eltern bei der konstitutiven Sitzung oder bei einem anderen Elternabend um ihre Einwilligung zur Aufnahme ihrer Kontaktdaten in eine Klassenliste zum Zwecke der Kontaktpflege untereinander zu bitten. Abwesende Eltern können wiederum über die Klassenleitung, wie oben beschrieben, um ihre Einwilligung gebeten werden.
  2. Anders zu beurteilen ist dagegen die Weitergabe der Namen, Anschriften und Telefonnummern nur der Klassenpflegschaftsvorsitzenden, Jahrgangsstufenvertretungen und deren Stellvertretungen an die Schulpflegschaftsvorsitzenden und deren Stellvertretungen. Diese Mitglieder der Schulpflegschaft sind ehrenamtliche Funktionsträger der Schule, die sich zur Übernahme ihrer besonderen Aufgaben in ihr Amt haben wählen lassen. Zur Erfüllung dieser Aufgaben kann es erforderlich werden, dass die oder der Vorsitzende kurzfristig Kontakt zu Mitgliedern der Schulpflegschaft aufnehmen muss, um z. B. Termine abzustimmen oder Besprechungsinhalte zu koordinieren. Aus datenschutzrechtlicher Sicht ist es daher hinnehmbar, wenn die Schule die relevanten Daten der Klassenpflegschaftsvorsitzenden, Jahrgangsstufenvertretungen und ggf. Vertretungen ohne Einwilligung der Betroffenen an die Schulpflegschaftsvorsitzenden/Stellvertretungen weiterleitet.
    Die Daten dürfen nur für die Zwecke des Schulpflegschaftsamtes verwendet werden und sind vertraulich zu behandeln.

Wie sieht die datenschutzrechtliche Bewertung von Microsoft Office 365 für den schulischen Einsatz in NRW aus?

Von der LDI NRW ist mitgeteilt worden, dass ein bundesländerübergreifendes Verfahren zur datenschutzrechtlichen Beurteilung von Microsoft Office 365 stattfindet, das noch nicht abgeschlossen ist. Vor diesem Hintergrund konnte die LDI eine Verwendung von MS Office 365 bislang nicht empfehlen. Zudem hat der hessische Landesbeauftragte eine geänderte Stellungnahme vom 09.07.2019 für den Einsatz des Produkts in den Schulen veröffentlicht, in welcher er die Datenverarbeitung von Microsoft Office 365 im schulischen Kontext nun nicht mehr empfiehlt. Dies entspricht der Einschätzung der LDI NRW.
https://datenschutz.hessen.de/pressemitteilungen/stellungnahme-des-hessischen-beauftragten-f%C3%BCr-datenschutz-und

Unter den geänderten Voraussetzungen ist daher die Verarbeitung von jeglichen personenbezogenen oder personenbeziehbaren Daten innerhalb von Microsoft Office 365 datenschutzrechtlich bedenklich.

Eine Verwendung von Microsoft Office 365 hinsichtlich der Verarbeitung personenbezogener Daten kann daher nicht empfohlen werden.

An dieser Bewertung ändert auch die erneute Stellungnahme des hessischen Landesbeauftragten vom 02.08.2019 nichts, weil mit ihr lediglich eine weitere übergangsweise Bewertung für hessische Schulen getroffen wird unter gleichzeitiger Feststellung, dass die Zulässigkeit des Einsatzes von Office 365 noch nicht abschließend geklärt ist.

Es wird empfohlen, in die Überlegungen einer Beschaffung und Nutzung von cloudbasierten Anwendungen den Umstand einzubeziehen, dass landesseitig mit LOGINEO NRW ein eigenes Angebot für die Datenspeicherung und den E-Mail-Verkehr beabsichtigt ist. Alternativ zu cloudbasierten Anwendungen wie Office 365 können auch Desktop-Anwendungen wie MS Office 2016 oder Libre Office genutzt werden.

Welche Verfahren bedürfen einer Datenschutzfolgeabschätzung (DSFA)?

Nach den Regelbeispielen im Verordnungstext ist dies insbesondere bei der Verwendung neuer Technologien und nur für Verarbeitungen vorgesehen, die voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten natürlicher Personen zur Folge hat (z. B. systematisches Profiling; kommunale Meldedaten; umfangreiche behördliche Erhebungen im Zuge der Bewilligung von Sozialleistungen).

Daher besteht für die Verarbeitung von personenbezogenen Lehrer- und Schülerdaten für schulische Zwecke, über die auf Ebene einer Einzelschule üblicherweise entschieden wird, nach hiesiger Einschätzung in der Regel keine Verpflichtung der Schulleitung, eine DSFA durchzuführen.

Welche Kriterien gelten für eine Videoüberwachung an Schulen?

Videoüberwachungen von öffentlich zugänglichen Räumen, zu denen auch Schulgebäude und Schulhöfe zählen, sind nur innerhalb der engen datenschutzrechtlichen Grenzen des § 20 Datenschutzgesetz Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) zulässig:

In Wahrnehmung des Hausrechts könnte eine Videoüberwachung in Betracht kommen, wenn sie erforderlich ist, um Personen, die sich im öffentlich zugänglichen Bereich des Schulgebäudes oder auf dem Schulgelände aufhalten, vor Gefahren für Leib und Leben zu schützen oder um erhebliche Eigentumsbeeinträchtigungen, insbesondere nach Ende des regulären Unterrichtbetriebs, zu verhindern.

Ob eine Videoüberwachung im Einzelfall erforderlich ist, muss jeder Schulträger in eigener Zuständigkeit im Dialog mit der Schule vor Ort entscheiden. Dabei ist stets die gesetzliche Regelung des § 20 DSG NRW zu beachten, wonach eine umfassende Interessenabwägung im Sinne einer Verhältnismäßigkeitsprüfung erfolgen muss. Zudem ist gemäß § 20 Abs. 2 DSG NRW auf die Videobeobachtung deutlich hinzuweisen und es sind die in dieser Vorschrift genannten Informationspflichten zu erfüllen.        

Dürfen personenbezogene Daten von Lehrkräften in elektronischen Schließanlagen der Schulen gespeichert werden?

In Schulen werden teilweise zur Gebäudesicherung elektronische Schließanlagen mit Zugangskontrollsystemen betrieben. Es besteht keine rechtliche Grundlage, personenbezogene Daten von Lehrkräften zu verarbeiten, z.B. mittels Erfassen von Nutzungszeiten oder Aufschließzeiten der Räume mit Personenzuordnung.    

Zulässig ist, Schließanlagen mit Funktionalitäten zu betreiben, die eine reine Zugangskontrolle sicherstellen; dem Zweck, die Sicherheit für Personen, Anlagen und Gegenstände in Schulgebäuden zu erhöhen, ist damit gedient.

Zum Seitenanfang

Bildungsthemen im Zuständigkeitsbereich anderer Landesministerien

Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen
Völklinger Straße 49, 40221 Düsseldorf