Gesamtschule Langerwehe

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Gesamtschule Langerwehe

Prämierter Vorschlag: Optimierung und Beschleunigung der Verwaltungsprozesse durch moderne Informationslogistik

Ziel des Projektes ist es, sämtliche Dokumente und Geschäftsvorfälle in einem komplexen und variablen Dokumenten-Management-System (DMS) abzubilden und elektronisch verfügbar zu machen. Hierzu ist die Schule eine Kooperation mit einem Software- und Consultingunternehmen eingegangen, das über langjährige Erfahrung mit Geschäftsprozessoptimierung verfügt. Ein qualifiziertes und flexibles DMS ermöglicht Benutzerfreundlichkeit und effizientes Arbeiten. Der Informationsfluss an der Schule wird durch intelligente Suchmechanismen und beschleunigten Zugriff auf alle Dokumente und Unterlagen wesentlich verbessert. Alle Beteiligten erhalten eine qualifizierte Schulung und Unterstützung.

Merkmale des DMS sind insbesondere:

• Revisionssichere Archivierung aller Korrespondenz sowie aller schulinternen Verwaltungs- und Unterrichtsmaterialien und -unterlagen,
• rollengesteuerte Zugriffsrechte,
• redundanzfreier, zeitgleicher Zugriff auf die Dokumente,
• statusbehaftetes Weiterleiten von Dokumenten und Unterrichtsmaterialien per ad-hoc-workflow,
• Optimierung des Schulintranets und der infrastrukturellen Ausstattung,
• einheitliche Ablage- und Ordnungsstrukturen.

Ob Rechnungen, Angebote, Lehrunterlagen, Budget, Materialien für individuelle Förderung oder andere Dokumente, alles kann revisionssicher archiviert und auf Knopfdruck sofort wiedergefunden werden. Für den sicheren Zugriff auf vertrauliche Dokumente und die korrekte Zuweisung der Unterlagen an die zuständigen Personen sorgt ein flexibles Berechtigungssystem. Das DMS erleichtert die Verwaltungsarbeit aber auch die Arbeit der Lehrerinnen und Lehrer erheblich. Zeitraubendes Abheften, Dokumentenverluste und ständiges Suchen von Dokumenten gehören mit diesem System der Vergangenheit an. Alle dokumentenbezogenen Vorgänge werden deutlich optimiert, so dass sich sowohl das Kollegium als auch die Verwaltung mehr auf die wesentlichen Aufgaben konzentrieren können.

Das System wird laufend optimiert und sukzessive weiter ausgebaut.

Eine Übersicht über ausgewählte Geschäftsvorfälle und mögliche Effizienzgewinne erhalten Sie hier.

Ansprechpartner

Herr Bock von Wülfingen